テレワークの環境整備のための書類のデジタル化
テレワークとは・・・
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークにはいくつか種類がありますが、感染症対策の視点から「在宅勤務」が注目されています。
高速インターネットやPCの急速な普及に伴い、自宅にいながらオフィスに近い環境にて業務を実現することが可能になりました。
テレワークの課題とキーポイント
テレワークは大変便利な働き方ではあるものの、課題も多く、『社内にある紙書類を確認できない』『プリンターやスキャナーが無い』といった多くの書類が紙媒体であるがための理由から、 実は導入後も出社してしまうことがアドビの調査で分かりました。
社内の紙書類の管理がテレワークを推進する際の大きなキーポイントとなっています。
テレワーク実践中にハンコや書類へのサイン、オフィスに保存してある紙書類を確認するために出社した経験
テレワークを実施して感じた業務上の課題について
「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」 概要アドビ システムズ調査結果より
書類のデジタル化で問題可決！
書類をデジタル化（PDF化）することで
- 「出社の機会を減らせる・・・出勤しなくてもPCで閲覧できる
- 「余計な装置の購入費用を削減できる」・・・書類をスキャンする必要がなくなる
- 「Web会議で利用できる」・・・画面共有やファイル共有で全員同じ情報を得られる
PDF化した書類のフォルダ名やファイル名などの構成を適切に行うことで、
- 「管理・検索が容易になる」・・・山盛りの書類から探す必要がなくなる
- 「書類処理が自宅で可能になる」・・・ファイル名が請求日等なら経理処理も楽に
- 「作業効率が上がる」・・・必要な書類が検索できれば、瞬時にPCで閲覧できる
PDFにパスワードを設定することで、
- 「セキュリティを強化できる」・・・PDF自体にパスワード設定が可能
- 「閲覧対象を制限できる」・・・パスワードを複数設けることで、開ける対象を決めれる
お客様のニーズにお答えします！デジタル化のご依頼例ベスト３
第1位…とにかく安く書類をPDFにしたい
お送り頂いた箱、バインダ単位でフォルダを作成し、連番にて書類をPDF化します。
単純なスキャンのみなので、格安でご案内が可能です。
例） A4片面 2,500枚 × 4円(白黒300dpi) ＝ 10,000円（+税）
例） A4両面 5,000枚 × 4円(白黒300dpi) ＝ 20,000円（+税）
- スキャン ：1枚 4円〜
- ファイル名付与：無料
- 納期 ：3営業日〜
第2位…書類をPDF化したうえで、フォルダ名やファイル名で検索しやすくしたい
箱やバインダに記載の名称をフォルダ名として入力。
ファイル名には書類の名称や日付を入力することで検索をしやすくします。
例） A4片面 2,500枚 × 4円（白黒300dpi） × ファイル数 250件 × 15円＝ 13,750円（+税）
例） A4片面 2,500枚 × 12円（カラー300dpi） × ファイル数 250件 × 15円＝ 33,750円（+税）
- スキャン ：1枚 4円〜
- ファイル名付与：1件 15円〜
- 納期 ：3営業日〜
第3位…製本化されている契約書をPDF化し、ファイル名に契約相手先を付与したい
製本化されているような書類でも電子化可能です。合計金額を安くするため、見開きでスキャンすることも可能です。
ファイル名もご指定の内容にて入力することができます。
例） A4 2,500枚(見開き1,250枚) × 20円(白黒300dpi) × ファイル数 125件 × 15円＝ 26,875円（+税）
例） A4 2,500枚(見開き1,250枚) × 40円(カラー300dpi) × ファイル数 125件 × 15円＝ 51,875円（+税）
- スキャン ：1枚 20円〜(手動)
- ファイル名付与：1件 15円〜
- 納期 ：5営業日〜
※上記以外にかかる費用：送料（発送・返送）、納品方法による費用（メディア代）。ご要望や書類の状態（劣化やホチキス留めされている等）により各種オプションがかかります。
※参考：A4コピー用紙1枚あたり約4g。2,500枚の場合、10kg相当のボリュームとなります。
お問合せから納品の流れ
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お問合わせ
下のお問合せボタンまたはお電話にてお問合せ下さい。お問合せ後、直接お伺いやWeb会議でのお打合せも可能です。 -
ご入稿
弊社宛にデジタル化する書類をご発送下さい。 -
原本チェック
到着した書類の状態をチェックします。万が一、お問合せ内容と相違がある場合、この時点でご相談させて頂きます。 -
作業
お問合せ内容と相違がない場合、速やかに作業を進めます。 -
納品
ご希望納期までに、作成データをご希望の納品方法にて納品します。フォルダ・ファイルを一覧化しExcelでリストを作成します（無料）。 -
ご請求
納品が完了したスキャン枚数の合計をカウントし、翌月末指定口座振込にてご請求書をお送りします。合わせて書類をご返却致します。
弊社サービスの特徴
はじめてでも安心
電子化コンサルタントが1からお客様のご要望をヒアリングし、最適な内容をご提案します。
コスト重視
電子化コンサルタントが無駄を省いた適切な提案をするので、余計なコストがかかりません。
安心の品質
スキャニング専用のスキャナー機で、文書情報管理士の管理のもと適切な作業を行います。
安心のセキュリティ情報管理
プライバシーマーク取得しており、お預かり書類とデータの適切な管理を行っています。
無料でヒアリングをさせて頂き、最適なプランをご提案します。
まずはお気軽にご相談ください。